كيف تحدد أولويات وقتك وتجنب الانحرافات | نصائح البقاء مركزة | أدوات إنتاجية لإدارة الوقت بشكل فعال

دوايت ايزنهاور.

الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة.

القائد الأعلى لقوات الحلفاء في أوروبا خلال الحرب العالمية الثانية.

الرجل الذي أطلق البرامج التي أدت إلى إنشاء وكالة ناسا والإنترنت ونظام الطريق السريع بين الولايات.

رجل مشغول.

والحكم من خلال أفعاله - رجل صنع الاستخدام الفعال والمنتج للوقت.

تُعرف استراتيجية الإنتاجية الأكثر شهرة التي استخدمها أيزنهاور باسم صندوق ايزنهاور، أو شكل حديث - مصفوفة الأولوية.

أداة بسيطة لاتخاذ القرار ، تسمح لك مصفوفة الأولويات بإبعاد المشتتات مع الحفاظ على تركيزك على المهام الأكثر أهمية في اليوم.

ال مصفوفة الأولوية يسمح لك ب:

• تحديد في لمحة ما يجب القيام به.
• نقل المهام حول بناءً على مدى أهميتها أو إلحاحها.
• أحصل على نظرة عامة حيث تحتاج إلى تركيز انتباهك على المدى القصير والمدى الطويل.
• ابق على القمة من كل قوائم المهام الخاصة بك.

قم بتنزيل نسخة عالية الجودة قابلة للطباعة من Eisenhower Matrix هنا.

انقر هنا لمشاهدة فيديو يوتيوب كيفية تحديد الأولويات

انقر هنا للمشاهدة أدوات الإنتاجية لإدارة الوقت

ما هو مصفوفة الأولوية؟

انقر فوق الصورة للحصول على ورقة عمل ماتريكس قابلة للطباعة

مصفوفة الأولوية لها بعدين - الأول هو أهمية (مهم / غير مهم) والثاني هو الاستعجال (عاجل / غير عاجل).

يتم تصنيف كل مهمة وفقًا لهذه الأرباع ، ثم يتم التعامل معها وفقًا للربع الذي تنتمي إليه.

جميع المهام مقسمة إلى هذه الأرباع الأربعة:

• هام وعاجل
• ليست عاجلة ومهمة
• ليست مهمة وعاجلة
• ليست مهمة وليست عاجلة

الربع 1 - مهم وعاجل

تعلم لكي ركز على الأساسيات هو مفتاح النجاح.

تعلم إدارة نفسك ووقتك - هذا ما يميز الناجحين عن أولئك الذين يلعبون اللحاق بالوقت. هذه مهام لها موعد نهائي وعائد مرتفع على الاستثمار.

هم فقط بحاجة إلى إنجاز!

من الواضح أننا بحاجة إلى تنفيذ المهام في هذا الربع لأنها مهمة ، ويجب علينا القيام بها أولاً لأنها عاجلة. عادة ، إذا كان الوقت ضيقًا علينا القيام بهذه المهام أولاً.

في بعض الأحيان ، ليس لدينا خيار ، لكن السماح للأشياء بالوصول إلى هذه النقطة له تأثير سلبي على أدائنا وجودة حياتنا.

• مواعيد نهائية مهمة - إذا كانت شركتك تستعد لإطلاق منتج ، فمن الضروري معالجة أي مهام مرتبطة بالإطلاق على الفور.
• الأزمات - الحياة مليئة بالمفاجآت غير المتوقعة. هناك مواقف لم يكن بإمكانك التخطيط لها حتى بعد النظر. ما الذي يمكن وصفه بأنه أزمة؟ أي مهام ضرورية للوقت ولها عواقب وخيمة.
• أسرة - إذا كنت أحد الوالدين ، فيجب أن يكون أي نوع من الأداء أو اللعبة التي يشارك فيها طفلك في هذه الفئة. خاصة إذا كانت هناك حاجة لبعض التحضير (السفر طوال الليل ، على سبيل المثال).
• استعدادات اللحظة الأخيرة - يمكن للفحص الذي يستحوذ على انتباهك ، أو عرض تقديمي يلوح في الأفق بشكل أسرع من المتوقع أو فرصة عمل غير متوقعة ، أن يقع في هذا الربع.

يكمن الخطر هنا في أننا نعتقد أن العديد من الأشياء تندرج في هذه الفئة عندما لا تكون كذلك ، فيجب أن تقع في الواقع ضمن عاجل وغير مهم الفئة.

اسأل نفسك عما إذا كانت المهمة التي تقوم بها عاجلة وهامة. أي مهمة لها آثار مالية على شركتك ستكون لها الأسبقية على استعلام خدمة العملاء.

الربع 2 - مهم وليس عاجلاً

نعالج المهام في هذا الربع بعد التعامل مع المهام في الربع 1.

المهام في الربع 2 ليست عاجلة ولكنها لا تزال تتطلب الاهتمام. إذا تم تجاهلها ، فسوف ينتقلون إلى الربع 1. من الأفضل معالجة هذه المهام قبل أن تصبح عاجل ومهم.

لماذا ا؟

نظرًا لوجود مشكلتين في مهام Quadrant 1 - فهما محددتان زمنيًا ، ويمكن أن يسبب ذلك التوتر والقلق ويؤثر على جودة عملنا.

• المهام الدنيوية - يعد إعداد التقارير الأسبوعية مهمة يمكن اعتبارها عادية. من السهل تأجيلها إلى وقت لاحق. إذا لم نفعل شيئًا ، فهذه المهمة في غضون أسبوع ستصبح مهمة وعاجلة. قم بإعداد خطة لمثل هذه المهام للتعامل معها في الوقت المناسب.
  قد تتضمن هذه الخطة خطوات مثل جمع البيانات ، وطلب رأي أحد الزملاء ، وكتابة مسودة ، وتحرير المسودة ، وإرسالها إلى رئيسنا ، وتحديد وقت للعرض التقديمي ، وتقديمه.
• الصحة - الأكل الصحي وممارسة الرياضة أمر حيوي لصحتك. لا تنتظر حتى يقوم الطبيب بتشخيص حالتك.
• العلاقات - صديقي جوردان هاربينجر يتحدث عن حفر البئر قبل أن تشعر بالعطش. استثمر في أي نوع من العلاقات قبل أن تحتاج إلى استدعاء هذا الشخص للحصول على معروف.
• تطوير الذات و الراحة في الفئة غير العاجلة ولكنها مهمة جدًا.

إذا لم نتولى المهام في الربع 2 ، فسنجد أنفسنا في موقف لا يتوفر لدينا فيه الوقت الكافي. والنتيجة - نحن نشعر بالتوتر ، ونعمل في وقت متأخر من الليل ، وننتج نتائج سيئة.

وبالتالي، الربع 2 (مهم وغير عاجل) يستحق اهتمامًا جادًا.

الربع 3 - عاجل وغير مهم

هذا هو الربع الأكثر خداعًا. بعد كل شيء ، لماذا يجب أن نهتم بالمهام غير المهمة؟

ما الذي يجعل هذه المهام عاجلة؟ في كثير من الأحيان يحاول أشخاص آخرون إجبارنا على التعامل مع هذه المهام.

هم انهم لصوص الوقت. طريقة تقليل هذه المشكلة هي ببساطة حماية وقتك.

على سبيل المثال ، إذا أصر شخص ما على التحدث معك شخصيًا على الفور ، وهذا يعني أنك بحاجة إلى السفر خارج مكتبك - اكتشف سبب أهمية هذا الاجتماع. ربما يمكنك إجراء مكالمة هاتفية بدلاً من ذلك ، وربما سيكون هذا الشخص في منطقتك الأسبوع المقبل.

هناك مشتتات تقفز أمامنا قائلة ، 'أعطني الانتباه' ، هذه حرائق لن تهتم حقًا إذا احترقت.

• وسائل التواصل الاجتماعي هو أحد أكبر المذنبين في تشتيت انتباهنا. يجب أن يكون لديك تمثيل على وسائل التواصل الاجتماعي ، ولكن حدِّد وقتك ، وجدولة منشوراتك ، وإذا استطعت - احصل على شخص آخر لإدارة حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي.

• يسأل الأصدقاء عن الخدمات - يمكن أن تنتظر المواقف التي تتنكر في شكل حالة طارئة انتباهك في الواقع. كن منضبطًا في القول لا إلى ما يبدو أنه إنذار كاذب.
• أنشطة اجتماعية - باعتدال ، تضيف الأنشطة الاجتماعية (الاحتفالات والحفلات والتجمعات) التوازن إلى حياتنا الحديثة المحمومة. هذه مهام ربما لا يجب عليك القيام بها إلا إذا لم يكن لديك شيء آخر للقيام به.

لا تهدر طاقتك في مهام ليست عاجلة وليست مهمة - سوف يضيعون وقتك.

في هذه الحالة - من مصلحتك أن تكتسب هواية أو عادة ستفيدك على المدى الطويل. مارس التأمل ، ومارس الرياضة ، وتعلم لغة أو أداة جديدة - أي شيء يحفزك ويثير اهتمامك.

الربع 4 - ليس عاجلاً وغير مهم

يمكن أن تصبح المهام في هذا الربع مضيعة للوقت. عندما تحدد مهمة في هذا الربع ، حاول إلغاءها. إذا لم تتمكن من التخلص منها تمامًا ، فحاول تقليل الوقت الذي تقضيه في هذه المهمة. ابدأ في الاحتفاظ بقائمة 'عدم المهام' وتجنب ملء وقتك بالمهام التي ليس لها هدف حقيقي في يومك.

• نيتفليكس - تبدو مشاهدة البرامج التلفزيونية والأفلام عبر الإنترنت بمثابة إلهاء لطيف. وهذه هي يهدر الوقت التي لم يتم التخطيط لها. تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام غير العاجلة وغير المهمة.
• خدمات المراسلة والرسائل النصية - إذا كان من الممكن قول ذلك عبر مكالمة هاتفية سريعة ، فاختر توفير الوقت بدلاً من إرسال عدة رسائل نصية ذهابًا وإيابًا.

إذا كانت جميع مهامك مناسبة في هذا الربع - تهانينا ، فأنت تعيش حياة ترفيهية!

الآن ، هذا ليس واقعًا بالنسبة لغالبيتنا. ومع ذلك - المهام التي نصنفها على أنها ليست عاجلة وليست مهمة هي الأسهل في إكمالها. إكمالها يمنحنا شعورًا بالإنجاز.

راقب كل رباعي بعناية. إذا لزم الأمر - قسّم كل مهمة من المهام الرئيسية إلى مهام فرعية.

ابدأ المهام في الوقت المحدد، حتى لو لم تبدو عاجلة الآن. خلاف ذلك ، سوف تبذل الكثير من الجهد مع نتائج مشكوك فيها…. سيؤدي البقاء على رأس مهامك إلى أداء جيد مع الحفاظ على نوعية حياة جيدة.

المخطط المفيد هو مخطط أنشطة إدارة الوقت اليومي مقترنًا بمصفوفة الأولوية. يكمن جمال مصفوفة الأولوية في أنه يمكن تبادل الكثير من هذه المهام اعتمادًا على مواسم حياتك.

تذكر - المهم نادرا ما يكون عاجلا وما هو عاجل نادرا ما يكون مهم. - دوايت أيزنهاور

كيف تصنع مصفوفة أولوياتك؟

قم بتنزيل نسخة عالية الجودة قابلة للطباعة من Eisenhower Matrix هنا.