5 نصائح لإدارة المشاريع الضخمة | كيفية إنجاز الأشياء التي تبدو مستحيلة منهجيات إدارة المشروع | نهج رشيق

5-نصائح-لإدارة-مشروع-ضخم-طويل لدينا جميعًا قائمة طويلة من التطلعات التي لم تتحقق.

مقبرة لمشاريع غير مكتملة.

مشاريع غير ناجحة مثل شواهد القبور المطلية باللون الأبيض مع خاتمات غير مبهجة.

'هنا تكمن مسودة كتاب غير مكتمل.'

'مدفون هنا هو فكرة عمل لم تتحقق أبدًا بعد خطة'.

'أتمنى أن ترقد روح هذه الدرجة غير المكتملة في سلام.'

لا أحد يبدأ مشروعًا ويتوقع أن يفشل. ومع ذلك - فإن غالبية أفكارنا ومهامنا وبرامجنا تقع في جانب الطريق لأننا قللنا من تقدير الجهد المطلوب لرؤيتها تتحقق في النهاية.

ما الذي يوجد على طبقك اليوم والذي سينتهي حتماً في كومة من التطلعات غير المكتملة؟

كان علي أن أتعلم كيف أقوم بضرب التسويف في وجهي في تنظيم هذا العام StyleCon. هذه هي السنة الثالثة على التوالي لهذا المؤتمر ويبدو أن الجوانب التنظيمية تتدفق بشكل أفضل هذا العام. كثيرًا ما يسألني الناس كيف تمكنت من تنظيم مؤتمر بهذا التعقيد بينما كنت أعمل في مشاريع أخرى.

الجواب (بصرف النظر عن إدارة الوقت المناسبة):

كنت متحمسًا.
خطط السوائل التي تم تعديلها لتلائم الظروف المتغيرة.
تقسيم أجزاء العمل الكبيرة إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها.
وجود شريك مساءلة.
المساعدة من فريق.

ما هو مشروعك الكبير؟ ورقة من 50 صفحة ، مشروع Eagle Scout ، كتابة كتاب ، إنهاء ماراثون؟

من المهم إنهاء ما تبدأ.

سواء كنت تعمل في مشروع مهم كفرد أو بجهد تعاوني مع فريق ، فإن هذه الدروس الخمسة ستجعلك ثابتًا وتساعدك على عبور خط النهاية.

انقر هنا لمشاهدة فيديو يوتيوب - كيفية إدارة وإنجاز مشروع كبير

انقر هنا لمشاهدة الفيديو - 5 دروس مستفادة حول تنظيم معرض StyleCon لهذا العام

# 1 كن متحمسًا لمشروعك

اقترب دائمًا من عملك بموقف من السعادة.

استمتع بها.

اعثر على ما يحفزك على العمل - يجب عليك ذلك تريد القيام بعملك.

جزء مهم من العملية هو تعلم قول 'لا'. لماذا تحتاج إلى تعلم فن لا؟ لتجنب الوقوع في مشاريع لم تكن تريدها في المقام الأول.

إذا كان لديك خيار ، فقل 'الجحيم نعم 'أو' لا '. إذا لم تكن مصدر إلهام للقيام بمشروع (أ إي نعم) - دعها تذهب.

عندما تستخدم أسلوب الاختيار البسيط هذا ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى القول لا كثيرًا من الوقت. لن تشارك في مشاريع لا تروق لك. في العديد من المشاريع (العمل / المدرسة) ، ليس لديك الخيار أو الاختيار.

يكون الدافع

ومع ذلك ، في معظم مشروع عملك أو مدرستك ، لن يكون لديك خيار قول 'لا'. في هذه الحالات ، استلهم من إحدى الطرق التالية:

الجزرة: قم ببناء نظام قائم على الحوافز لتحفيزك. إذا كنت تستطيع - احصل على المال للقيام بذلك! عندما يكون لديك أموال في البنك - يمكن أن يكون رأس المال حافزًا رائعًا.
بالنسبة لـ StyleCon ، وجدنا رعاة في المراحل الأولى. شركات مثل StraightRazor.comو دازل برو & مضلع تي الذين آمنوا برؤيتنا وتعهدوا بدعمها مالياً. عندما لا يكون لديك خيار ، دعنا نقول مع مهمة في المدرسة ، ضع نظام مكافأة بسيط. يمكن أن يكون شيئًا مباشرًا مثل شراء سترة جميلة أو تدليل نفسك بعشاء لطيف. اذكر أهدافك علنًا على facebook - يعمل هذا أيضًا كأداة للمساءلة (انظر # 4 أدناه لمعرفة أسباب بناء المساءلة في مشاريعك).

العصا: ضع عقوبة لعدم تحقيق أهدافك. بالنسبة للبعض ، تعتبر العقوبات محفزات أقوى من المكافآت. تتضمن عقوبة عدم القيام بعملك تحديد موعد نهائي لكل مرحلة من مراحل مشروعك. ركز على شحن منتج حتى لو لم يكن مثالياً.يقترح تيم فيريس التبرع بالمال لقضية لن تفكر في دعمها أبدًا إذا فشلت في الوفاء بالموعد النهائي. يجبرك علم النفس العكسي على التحول إلى وضع العمل حتى عندما تعيق عواطفك أو ظروفك إبداعك.

# 2 اصنع خططًا قابلة للتعديل

كن مائعًا في خططك.

غالبًا ما تتغير الخطط بناءً على الظروف.

ما لم يتغير هو رؤيتك.

ابدأ بـ لماذا ا - سبب بدء هذا المشروع في المقام الأول. ارجع دائمًا إلى الرؤية عندما تبدو خططك غير مؤكدة أو غير فعالة.

الأهداف الواضحة تعطي التوجيه لجميع أفعالك - الكبيرة والصغيرة. يصبح اتخاذ القرارات المهمة أسهل فجأة مع تحويل تركيزك إلى الأهداف طويلة المدى. عندما ينبثق احتمال لامع لتشتيت انتباهك ، ستعرف كيف تقاومه.

يتيح لك التركيز البصري طويل المدى التخلص من الخطط البائدة وتغيير المسار في منتصف الطريق.

لماذا ا؟ لأنك تفهم ذلك الخطة ليست بنفس أهمية الهدف طويل المدى.

إن إنهاء المشروع أهم من أن تكون جامدًا في خططك. خاصة عندما لا يعملون.

كجزء من تحضيري لـ StyleCon لهذا العام ، تواصلت مع رجلين أحترمهما وطرحت عليهما أسئلة معدة جيدًا. ساعدتني إجاباتهم على فهم مخاطر تنظيم حدث واسع النطاق.

أشارت الإجابات إلى الأسباب الشائعة لفشل المؤتمرات. كان أحد الحلول بالنسبة لنا هو تبدأ صغيرة وتعديل الخطط مع نمو النطاق.

الأشخاص الذين ينجزون مشاريع كبيرة يفهمون شيئًا ما - نهاية المشروع ، التعيين ، الحملة - له أهمية كبيرة للناس. يُنشئ الإكمال صدى عاطفيًا إيجابيًا لدى الأشخاص يبني الثقة.

هؤلاء الأشخاص ليسوا أساتذة في إنهاء ما بدأوه ببساطة ، لكنهم انتهوا بالطاقة والاستمتاع بالنتائج. كيف يفعلون ذلك؟ يبدأون بعقل واضح ويتعاملون مع النكسات بالصبر والعقلانية.

تذكر - النهايات تلهم المشاعر الطاغية. لا توجد جوائز للنوايا الحسنة والمهام نصف المنجزة.

# 3 قسّم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر

ابدأ بهدف واضح ومفصل وهادف ومحدد في الاعتبار. وقسمها إلى قطع صغيرة قابلة للقياس.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تحتاج إلى تقسيم مشروعك إلى أجزاء أصغر:

ادارة مشروع

الأهداف الأصغر أسهل للقياس.
الأهداف الأصغر أقل ترويعًا من التحدي الكبير.
أهداف أصغر يؤدي إلى مكاسب سريعة التي تمنحك دفعة طاقة للمتابعة إلى الهدف التالي.
إن تركيز طاقتك على إكمال الأهداف الصغيرة يضمن ذلك انتباهك لا ينتشر بمحاولة معالجة أهداف كبيرة ومعقدة.

جذر أهدافك في الواقع.

لا تضع أهدافًا غامضة تسترشد برغباتك ، وما الذي تود تحقيقه. ضع مشاعرك جانبًا وحدد أهدافًا منطقية وواقعية. إذا لم تتمكن من قياسه ، فلن يتم إنجازه. حدد بوضوح ما ستفعله.

الوقت حاسم لقياس نجاح مشروع أو أجزاء. في بعض الأحيان يكون لديك ساعة إضافية فقط في يومك - كيف يمكنك الاستفادة من تلك الساعة يمكن أن تحدد بسهولة تقدمك طوال الأسبوع.

لا شيء يحفز التقدم. عندما تحرز تقدمًا ، مهما كان صغيراً ، فإنه يعمل كمحفز قوي.

# 4 ابحث عن شريك المساءلة

أحد أكبر أسباب فشلنا في إكمال مشاريعنا هو عدم وجود أي شخص يفحص تقدمنا. بالنظر إلى الخيار - قلة قليلة من الناس تبني المساءلة في حياتهم.

لدينا جميعًا نقاط ضعف ونقاط عمياء التي نعتقد أنه يمكننا التعامل معها بمفردنا. لا نستطيع.

لديك شريك مساءلة ، أو مدرب عبر الإنترنت سيبقيك على المسار الصحيح. امنح شخصًا الإذن بطرح الأسئلة الصعبة عليك لتجنب الانزلاق في المواعيد النهائية المحددة مسبقًا. حدد موعدًا أسبوعيًا للالتقاء بهم شخصيًا أو إجراء محادثة عبر الهاتف أو إعداد مكالمة أسبوعية على سكايب.

كل خميس ، أقضي ساعة في التحدث مع صديقي وشريكي في المساءلة ، آرون مارينو إيام ألفا م. نحن نحمل بعضنا البعض المسؤولية عن الأهداف التي حددناها لأنفسنا في التأكد من أن StyleCon تحقق نجاحًا كل عام.

وجود شريك المساءلة يبقيها حقيقية بالنسبة لك. عندما تمنح شخصًا آخر الإذن للتحقق من تقدمك ، فهذا يحفزك على العمل بجدية أكبر للالتزام به أهدافك المعلنة شفهيًا.

التعاون

# 5 قم ببناء فريق وتعاون

منذ آلاف السنين ، تعرض أسلافنا لمخاطر جعلتهم يشعرون بالضعف والضعف. قاموا بتعويض نقاط ضعفهم عن طريق تكوين مجموعات. قدمت لهم القبيلة أو المجموعة دفاعًا جماعيًا ضد الحيوانات المفترسة وجعلتهم صيادين أكثر فعالية.

يتجلى الإصدار الحديث من هذه الإستراتيجية البسيطة من خلال الرغبة والكفاءة في العمل الجماعي.

لدي فريق يكمل نقاط ضعفي - يجيب جيمي ويؤلف آلاف رسائل البريد الإلكتروني شهريًا ، ويوري حرفي مع التكنولوجيا ، وجين خبيرة في وسائل التواصل الاجتماعي ، ويساعد بي في تشكيل المحتوى الخاص بي ، وتينا تخلق الصور الرائعة على هذا الموقع وتعديل توماس كل مقاطع الفيديو الخاصة بي وجعلها قابلة للتقديم على جمهور عريض.

كوّن فريقًا يساعدك على تحديد نقاط ضعفك وسد الفجوة التي لا بد أن تتعثر فيها. حقا هناك قوة في الأرقام.

لا توجد إجابة صحيحة لتحديدها عمليتك لإنهاء المشاريع.

ما الرسالة التي تقدمها صورتك الحالية؟ ما هي الرسالة التي تريد عرضها؟ كيف ستتحسن حياتك إذا كنت تبدو مثل الرجل الناجح الذي تعرفه؟

هناك فقط اجابتك على الأسئلة. ابحث عن ما يناسبك وقم بتطبيقه على جميع مشاريعك. يجب أن يكون التركيز على الانتهاء من ما تبدأ.